湖南省基督教两会档案管理制度

总则

第一条为了加强湖南省基督教两会（以下简称“省两会”）档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，结合省两会实际情况，制定本办法。

第二条省两会档案工作实行统一领导、集中管理的原则，以维护档案完整与安全，便于各方面利用。

档案管理部门及职责

第三条省两会办公室主管省两会（含直属单位）的档案工作，负责制定本会档案工作相关规章制度。

第四条接收档案并对室藏的全部档案进行科学管理，开发档案信息资源，做好利用服务工作。

第五条立卷归档工作制度化、规范化、标准化，使归档文件做到齐全完整。

第六条加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。

归档范围

第七条文书档案。省两会组织开展的各种会议、各类培训、研讨会、文艺汇演等活动的文件资料。

第八条基建档案。主要包括由省两会负责的基建项目中形成的文字材料、基建图纸、项目审批文件等资料。

第九条设备档案。主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料、使用说明、技术图纸、技术操作规程、软件、技术参数、合格证、保修卡等。

第十条人事档案。主要包括省两会工作人员个人的工作经历、政治思想、业务水平、工资情况、年度考核等。

第十一条会计档案。主要包括省两会财务会计核算中形成的报表、凭证、票据、预决算、银行、现金日记账等文字材料。

第十二条电子档案。主要包括省两会在各项工作中形成的照片（底片）、录音带、录像带、光盘等电子声像材料和配套文字说明材料。

第十三条实物档案。主要包括省两会在举办重大活动、开展外事往来等活动中具有保存收藏价值的礼品以及在参与各种活动中获得的奖杯、奖牌等。

档案的管理

第十四条档案管理必须认真执行相关的各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。

第十五条应当归档的材料，按照有关规定定期向档案工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有。按规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十六条档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拔掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。

第十七条相关档案应由档案管理员装订成册，每个案卷必须按规定格式打印卷内文件目录一式两份，一份做全引目录。

第十八条归档的文件材料，应按问题、时间、名称或重要程度排列。排列顺序应遵循以下原则：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；讨论稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；专题性、成套性档案（含活动、基建、设备等），应按阶段、结构、部件等分别组卷。

第十九条卷内文件材料必须准确反映管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整清晰。禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸书写；字迹不清或破损的文件材料，应及时修补、誊清，以便长期保存。

第二十条卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内；若无说明，也应填写立卷人、检查人姓名及时间。检查人应为立卷单位负责人。

第二十一条案卷标题应简明确切，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等要素。案卷标题应书写于卷面，字数不超过五十个字。

第二十二条档案资料要按门类和载体进行科学分类、排列、编号，统一规范、便于检索、便于利用、便于管理。

第二十三条档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，做好记录，做到账物相符。对破损和蜕变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防火、防潮、防霉、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防高温等措施。

第二十四条坚持履行档案借阅手续，积极提供利用。借阅档案应按照密级履行审批手续，经相关领导批准后方可借阅，并认真做好登记及催还档案工作，严格区分开放与控制使用的档案。档案借出须办理登记手续，限期归还。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。

第二十五条档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。

第二十六条档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动时，必须进行档案交接。交接双方应逐一清点核对，履行交接签收手续，并及时记入《档案移交和接收登记簿》。对接收的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。

第二十七条由办公室对档案密级的调整和需要销毁的档案提出建议，报主管领导批准后实施，销毁档案要填写销毁清册组织监销。

第二十八条对超过保管期限的档案，应按照保管期限重新组织鉴定。对于不需要继续保存的档案，应造具《档案销毁清册》，写出书面报告，经领导审核同意后，由专人监销。

第二十九条档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。出现问题，按权责追究相应人员责任。

附则

第三十条本办法自公布之日起实施，由省两会办公室负责解释。